Datenschutzhinweise für Beschäftigte (Art. 13 DSGVO)

Diese Hinweise gelten für die internen Büro-Tools von Venticare (Ausfall-Manager, Einwilligungen, digitale Zeiterfassung). Es werden ausschließlich Beschäftigtendaten verarbeitet. Patientendaten werden in diesem System nicht verarbeitet.

Verantwortlicher	Venticare, Geschäftsführung, Kontakt über das Büro oder it@venticare.de
Technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO)	System IT Support, Ilyass Ahdouf. Hosting auf einem Server in der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird vor dem Produktivbetrieb geschlossen.

1. Ausfall-Manager

Zweck	Schnelle Besetzung kurzfristig unbesetzter Dienste
Daten	Name, Kürzel, Qualifikation, dienstliche E-Mail, bevorzugte Einsatzzeiten; mit Einwilligung zusätzlich Handynummer; Antworten (Ja/Nein) mit Zeitstempel
Rechtsgrundlage	§ 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) für dienstliche Kanäle; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG (freiwillige Einwilligung) für private Handynummern
Speicherdauer	Anfragen und Antworten 12 Monate, danach Löschung; Handynummer bis Widerruf oder Austritt

2. Digitale Zeiterfassung

Zweck	Erfassung von Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit, Zuschlagsermittlung, Fahrtkostenabrechnung, Nachweis gegenüber Behörden
Daten	Kürzel, Beginn/Ende/Pause, gefahrene Kilometer, Bemerkung, Freigabe und Korrekturen mit Begründung. Kein GPS, keine Standortdaten, keine biometrischen Daten.
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 2 ArbZG und § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21); § 26 Abs. 1 BDSG
Speicherdauer	Mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), für Lohnunterlagen bis zu 6 Jahre (§ 147 AO), danach Löschung
Empfänger	Büro/Geschäftsführung, Lohnbüro (Monatsexport). Keine Weitergabe an Dritte darüber hinaus.

3. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) jederzeit über das Büro. Beschwerderecht bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

4. Protokollierung

Änderungen an Zeiteinträgen werden revisionssicher protokolliert (alte Werte bleiben erhalten, Grund ist Pflicht). Anmeldungen werden ohne Standortdaten protokolliert, um Missbrauch zu erkennen.

5. Cookies, Schriften, keine Dritten

Anmelde-Cookie	Für die Zeiterfassung wird nach der Anmeldung ein Cookie „vcz“ gesetzt (signierte Sitzungskennung). Es wird beim Abmelden oder spätestens nach 14 Stunden gelöscht. Es ist technisch notwendig, eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Hinweis gesehen	Dass du den Datenschutz-Hinweis bestätigt hast, wird nur in deinem Browser gespeichert (lokaler Speicher, kein Cookie) und nicht an den Server übertragen.
Keine Dritten	Keine Analyse- oder Werbedienste. Schriften und Logo werden vom eigenen Server geladen, es besteht keine Verbindung zu Google oder anderen Anbietern.

Stand: Oktober 2026. Entwurf zur Abstimmung mit der Geschäftsführung und, falls vorhanden, dem Datenschutzbeauftragten.